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【摘要】目的： 探索基层妇幼保健机构行政综合档案信息化建设路径，解决传统档案“存管难、查询慢、共享差”问题，助力区域妇幼健康服务效率提升。方法: 以荆州市妇幼保健院2022—2023年档案信息化建设为实践对象，构建“三模块+两保障”信息化体系（档案数字化、轻量化管理系统、业务联动共享应用模块，配套制度规范与人员能力保障），对比建设前后档案管理关键指标，同步跟踪临床科室与县域督导的实际应用效果。结果: 建设后档案数字化率从30%提升至92%，单次查询时间从30±5分钟缩短至5±2分钟，跨科室共享响应时间从24小时降至2小时内，档案损坏率从5%降至0.3%；形成《荆州地区妇幼机构档案信息化操作规范（试行）》等3项地方适配性制度，工作人员信息化操作考核通过率达100%，县域妇幼健康督导调档效率提升超80%。结论: 该信息化体系贴合基层妇幼机构成本预算与业务需求，可有效提升档案管理效率与服务支撑能力，为荆州地区同类机构提供可复制的实践参考。

【关键词】荆州地区；妇幼保健机构；行政综合档案；信息化建设；基层实践

行政综合档案是基层妇幼保健机构开展孕产妇系统管理、儿童健康监测、区域妇幼健康督导及政策落地追踪的核心数据支撑，其管理效率直接影响妇幼健康服务的连续性与精准性。荆州地区覆盖8县市区，下辖43家基层妇幼保健机构，多数机构档案管理仍以纸质为主，存在“存管占用空间大（单家机构年均新增纸质档案需20余平米仓储空间）、查询依赖人工耗时久、跨科室跨区域共享难”等问题，尤其在孕晚期高危孕产妇跨院应急转诊、儿童健康数据跨区域追溯时，纸质档案传递延迟易导致病史衔接不及时，增加诊疗风险[1]。

为破解这一困境，荆州市妇幼保健院（作为荆州地区妇幼健康服务指导中心）于2022年3月—2023年6月开展行政综合档案信息化建设实践，聚焦“低成本、高实效、易落地”原则，探索贴合基层需求的建设路径。本文通过分析建设前后关键指标变化及实际应用场景效果，总结可复制的经验，为荆州地区乃至全国同类基层妇幼保健机构提供参考[2]。

1.资料与方法

1.1研究对象

以荆州市妇幼保健院（三级甲等妇幼保健院，承担荆州地区8县市区妇幼健康服务技术指导、质量督导职能）2022年信息化建设前的行政综合档案为基础数据，涵盖三大类核心档案：行政文书（2018—2022年，共1200卷，含区域妇幼健康政策文件、年度工作规划、跨部门协作纪要等）、人事考核档案（860份，含职工职称评定、年度考核、培训记录等）、妇幼项目台账（如孕产妇系统管理、儿童保健、妇幼公共卫生项目执行记录，共950册），建设周期为2022年3月—2023年6月，分“试点数字化-系统搭建-共享应用-优化完善”四阶段推进。

1.2建设方法

构建“三模块+两保障”基层适配型信息化体系，具体实施细节如下：1. 档案数字化模块[3]：采用“高频优先、分类推进”策略，优先对近5年高频使用档案（如妇幼项目台账、人事考核档案）进行标准化扫描（分辨率300dpi，格式PDF，确保文字清晰可检索），著录核心字段（含档案编号、形成时间、形成部门、保管期限、关键词、使用科室、关联业务项目等），便于精准定位；对涉密档案（如职工隐私信息、孕产妇敏感健康数据）采用AES-256加密存储，仅授权专人解密查看；

2. 管理系统模块：选用基层适配的轻量化档案管理系统（总成本控制在50万元内，含系统开发、服务器部署及3年运维服务），设置“查询—申请—借阅—归还—归档”全流程线上登记，支持操作痕迹追溯；按“院级—科室—个人”三级权限授权（如行政科可查询全院行政文书，产科仅可查询本科室孕产妇管理相关档案，个人仅可查看本人人事考核记录），避免数据泄露；

3. 共享应用模块：对接医院HIS系统与荆州地区妇幼健康信息平台，实现“档案-业务数据”联动（如儿童保健档案可直接调取对应的疫苗接种记录、生长发育监测数据，孕产妇档案可关联产检报告），减少重复录入[4]；

4. 双保障措施：制度保障方面，联合荆州市卫生健康委制定《荆州地区妇幼机构档案信息化操作规范（试行）》《档案数字化质量验收标准》《档案信息安全管理办法》3项制度；人员保障方面，开展6期信息化专项培训（覆盖医院档案管理员、各科室档案联络员共45人，培训内容含系统操作、数据安全、档案著录规范），考核合格（实操+理论满分100分，80分以上为合格）后方可上岗，确保操作规范性。

2.结果

信息化建设前后档案管理关键指标对比差异显著，核心效率指标与服务质量指标均大幅优化，具体数据见表1。

此外，建设后累计完成860份人事档案、920册妇幼项目台账的标准化数字化处理，为荆州地区妇幼健康督导提供档案支持12次（涵盖县域儿童营养监测核查、孕产妇系统管理质量评估、妇幼公共卫生项目绩效审计等重点工作），平均每次督导调档时间从原4小时缩短至30分钟内；工作人员信息化操作考核通过率达100%，通过问卷调查（覆盖23个科室，回收有效问卷86份）显示，科室对档案服务满意度从72%提升至98%，其中“查询便捷性”“共享及时性”评分提升最为显著。

3.讨论

基层妇幼保健机构档案多涉及孕产妇、儿童健康核心数据，传统纸质管理不仅存在“查询滞后影响服务效率、存储不当导致数据丢失”问题，还难以满足区域妇幼健康一体化管理对数据互通的需求[5]。本实践的核心优势在于“强基层适配性”：一是成本可控，选用轻量化系统而非高端定制方案，将建设成本控制在基层机构可承受范围内；二是实效优先，优先对高频使用档案进行数字化，避免“全面铺开却无实际应用”的资源浪费，确保建设初期即可为临床与督导工作提供支撑，符合基层“投入少、见效快”的核心需求[6]。

从实践效果看，档案数字化率的大幅提升与共享模块的业务联动[7]，直接解决了荆州地区妇幼项目督导中“跨机构调档难、数据不互通”的痛点，如在2023年荆州县域孕产妇管理质量督导中，通过共享模块直接调取6个县的孕产妇台账，仅1天即完成原需3天的核查工作；查询时间缩短则让临床科室（如产科、儿科）调取患者历史健康档案更高效，尤其在急诊接诊时，可快速掌握患者既往健康情况，间接提升诊疗安全性。但实践中仍存在两点不足：一是部分2018年前的历史档案（如纸张老化泛黄、字迹模糊的早期项目台账）数字化难度大，目前仅完成40%，后续需联合专业档案修复机构，采用图像增强技术逐步推进；二是荆州地区县乡级妇幼机构信息化水平不均，部分乡镇机构仍无数字化管理能力，需以荆州市妇幼保健院为枢纽，搭建“荆州地区妇幼档案共享子平台”，通过权限分级实现市—县—乡三级档案数据互通。

综上，该“三模块+两保障”信息化体系贴合基层妇幼机构实际需求，可在荆州地区乃至全国同类基层妇幼保健机构推广，推广过程中需注意“因地制宜调整模块功能”，如针对乡镇级机构可简化共享模块功能、强化基础查询与存储功能，避免“一刀切”式建设导致的资源浪费与落地困难。

参考文献：

[1] 任荐欣。医院综合档案管理现状及对策分析 [J]. 造纸装备及材料，2025,54 (1):147-149.

[2] 胡龙江。浅谈医院综合档案分类管理与创新 [J]. 科技展望，2016,26 (28):238-239.

[3] 李璐。新时代公立医院档案数字化管理系统建设的需求与实现探析 [J]. 兰台内外，2025 (11):23-25.

[4] 代磊。医院 HIS 系统远程运维信息化管理路径探析 [J]. 中国信息化，2025 (8):84-86.

[5] 齐侠。基层妇幼保健机构档案管理分析 [J]. 黑龙江档案，2024 (6):220-222.

陈霞

湖北省荆州市博爱医院（市妇幼保健院）