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摘要：在数字化转型的大背景之下，政务电子文件单套制归档是改善政务档案管理方式、加强政务数字化治理能力的关键手段，相比于传统的纸质和电子双套归档模式，它有着明显的降本增效、简化流程、契合数字化办公环境的优点。目前各级政务单位开始推行单套制归档的落地工作，但是由于制度适配性、技术支撑能力、人员专业水平、管理体系建设等诸多因素的影响，仍然存在很多的实操性问题，阻碍着单套制归档模式的规范化、常态化落地。

关键词：政务电子文件；单套制归档；管理

引言

电子文件单套制归档模式逐渐代替传统的归档模式，成为政务档案改革的重要方向。单套制归档以电子文件为唯一的归档载体，用数字化技术完成文件的收集、整理、归档、保存和利用全过程的管理，符合数字政府轻量化、高效化、规范化的发展理念。但是相比于双套制归档，单套制归档对于电子文件的真实性、完整性、可用性、安全性有更高的要求，并且国内政务单套制归档还处在深化落地阶段，还没有形成成熟的统一的实施体系。

1 政务电子文件单套制归档实施难点与推进要点

1.1 政务电子文件单套制归档核心实施难点

从安全保障角度来讲，政务电子文件包含政务决策、公共服务、行政管理等各种涉密和敏感信息，单套制归档把所有的档案信息存放在数字化系统里，网络攻击、系统漏洞、数据泄露、设备故障等种种风险，都会给档案资源的安全带来直接的影响，而且大多数政务单位的档案安全防护体系是按照传统的双套制模式来设计的，对于单套制的专项安全防控措施还缺乏完善的体系^[1]。就管理体系适配来说，目前我国对于政务电子文件单套制归档的专项规章制度、行业规范还没有实现全覆盖，部分现有的档案管理制度仍然以双套制归档为基本框架，制度条款与单套制的实际操作场景相脱离，不同地区、不同层级的政务单位在归档标准、流程规范上存在差异，造成跨部门、跨区域的档案归集和共享利用存在障碍。

1.2 政务电子文件单套制归档核心推进要点

首先要加强电子文件全生命周期管控，摒弃以往只重视末端留存的归档思维，把管控环节前移到文件产生、流转的阶段，创建起从文件起草、线上流转、层级审批、格式固化、归档审核、长期保存到查询利用的全流程监管体系，全程保留操作日志和流转记录，从源头保证电子文件的真实性、完整性、有效性，弥补单套制无纸质对照的管控缺陷。其次要创建起一套适合单套制模式的安全防护体系，既要注意到技术防护也要留意到日常管理，对电子文件的储存、传递、共享、销毁等重要环节制定特别的安全规定，加强权限分级管控，防止越权操作，违规传送等状况出现，按照政务档案保密规定将文件分成公开文件、内部文件、涉密文件三类归档保存，达成分类分级的安全控制。最后要锚定标准化建设的核心方向，严格依照国家档案数字化有关规范，根据本单位政务工作实际情况，细化单套制归档的文件格式、整理规范、归档时限、审核标准等主要内容，统一内部归档工作流程，积极对接上级档案管理标准，逐步消除区域和部门之间的标准差异，为单套制归档的规范化、常态化实施打下基础。

2 政务电子文件单套制归档实施难点与推进策略

2.1 完善单套制归档制度规范体系，破除制度适配壁垒

制度体系的滞后性是政务电子文件单套制归档全面落地的主要障碍，要想破解实施难题，首先要建立适应数字化归档场景、符合政务工作实际的专项制度规范体系。国家和地方档案管理部门要按照数字政府建设的发展节奏，加快制定和完善单套制归档专项法律法规和行业规范，细化政务电子文件单套归档的适用范围、实施标准、责任划分、监管要求等主要内容，填补目前制度体系中的空白领域，改变以前依靠双套制制度套用管理的被动局面。各基层政务单位要依靠上级统一规范，按照自身政务业务实际状况，对内部档案管理制度展开修订完善。

2.2 升级数字化技术支撑体系，强化全流程管控能力

数字化技术是政务电子文件单套制归档落地的主要支撑，技术体系不健全、功能不匹配是造成归档乱象、安全隐患的主要原因，需要从全方位技术升级入手来筑牢单套制归档的技术基础^[2]。为了提高政务档案管理系统的功能模块，按照单套制归档的主要要求，升级文件格式固化、电子签章、痕迹追溯、自动归档、智能核验等功能，使政务电子文件的流转全过程留下记录，内容不能被篡改，依靠智能技术对残缺文件、异常文件、违规修改文件进行自动识别，提高归档审核的准确性与效率，防止由于人工审核造成的疏忽。

2.3 构建专业化人才管理体系，夯实归档工作基础

政务电子文件单套制归档相比传统归档模式，对档案管理人员的数字化素养、专业能力、风险防控意识提出更高的要求，专业人才队伍建设滞后，是基层单套制归档工作落实不到位、推进缓慢的人为因素。各政务单位要以单套制归档工作为依托，创建起系统的、常态化的人员培养和管理体系，全面提高档案工作人员的综合专业水平。优化人才队伍结构，根据数字化档案管理的发展趋势，吸纳有档案管理、信息技术、网络安全等复合型专业能力的人员充实到档案管理队伍中去，克服传统档案管理人才知识结构单一的不足。

结束语

政务电子文件单套制归档属于数字政府创建的关键部分，也是政务档案管理现代化变革的必然走向，它的高效落实可以缩减政务档案管理流程，节省行政资源，加强档案利用效果，对推进政务治理数字化，规范化，精细化发展有着十分重要的现实意义。目前政务电子文件单套制归档工作还处在攻坚克难的阶段，制度不适应、技术支撑不够、人才素质欠缺等各方面的实施难点一直存在，影响着归档工作标准化、常态化推进。

参考文献

[1]程丽霖,李顺平,宋予地,等.政务服务电子文件单套制管理的约束要素和推进对策探析[J].兰台内外,2025(1):13-15.

[2]蔡春莲,陈程,彭耀兴,等.浅谈政务中心实行电子文件单套制归档对优化营商环境的影响[J].大众科技,2022,24(8):205-207.

谭文斌

衡阳县发展和改革局（衡阳县价格事务中心）