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摘要：文书档案数字化属于档案信息服务转型的基础工程，采集质量直接影响之后的检索、编研以及长久保存的可信度。本文根据现行纸质档案数字化规范的环节要求，发现工序衔接处责任衰减、外包模式下监控空隙两种问题，据此建立包含前端预处理、中端工序自检和抽检、后端挂接校验和成果验收全过程质量控制路径，从制度约束、岗位配置、问题反馈三个方面提出保障措施。经过实践证明，把质量控制前移到每一个工序，实行差错向内反馈制度，可以有效降低返工率。

关键词：文书档案；数字化采集；质量控制；全过程管理

文书档案数字化不是简单的扫描转换，它包含前处理、著录、扫描、图像处理、数据挂接和成果验收等各个环节。链条越长，差错累积的可能性就越大，一处页号漏编、一张图像偏斜、一条目录挂错，都会在使用过程中被放大成检索不到或者张冠李戴。现行纸质档案数字化规范已经对各个环节提出了具体的要求，但是规范落地仍然需要一个可以执行的质量控制途径。将规范要求转化为日常习惯还要确定谁来把关、以什么标准把关。本文主要对采集过程质量生成机制进行研究，试图给出环节化的质控安排。

1 文书档案数字化采集的质量风险来源

1.1 工序衔接处的责任衰减

相邻工序由不同的班次或者不同的小组完成时，上一个环节的输出没有明确的交接标准，下一个环节无法判断来料是否合格。前处理阶段未登记的破损页、缺页会一直跟着扫描环节进入；图像处理环节出现的顺序错乱，如果没有与原件进行对比，一般会在挂接阶段才被发现^[1]。责任在交接处的稀释，是造成返工率居高不下的主要因素。越接近前端的差错修复成本越高，因为后面工序已经根据错误完成各自的作业了，纠正一处往往需要连带返工数道工序。

1.2 外包模式与结果导向

档案数字化大多采用外包加工的方式，馆方人员不能全程在场。加工方按照批量计价，馆方的检验一般在成果移交之后进行，属于事后把关。当检验只用抽样合格率作为唯一的标准时，加工方的最优策略就变成了对抽检概率低的缺陷项进行减少投入，目录著录的规范性、图像参数的统一性等不容易在抽样中暴露出来的问题就会被忽略。加工人员的流动会造成熟练程度不能稳定，参数设定和去污分寸这些依靠经验的判断很容易走样。

2 全过程质控路径的构建

因此必须将质量控制分解到每一个工序上，在前端、中端、后端三个阶段设立校验节点，使差错在本环节就被拦截。

2.1 前端：以预处理规范化奠定质量基准

质量控制要从实体档案出库开始。出库前要进行清点登记，形成可以核对的交接清单；扫描页的确定坚持全扫原则，不能挑扫，确有不需扫描的页面应做明确标注；无页号或者页号有误的档案重新编页，书写位置统一且不压盖档案内容；拆除装订必须以档案保护为前提，特殊装订应记录原貌以便恢复，破损页面先进行修复。图像侧应事先固化参数方案，含红头、印章、照片或者彩图的页面用彩色模式，纯黑白并且字迹清楚的可以用二值或者灰度模式；分辨率根据字号和页面清晰度分档设置下限，同一批次使用统一存储格式。

2.2 中端：工序自检与专职抽检并行

扫描和图像处理环节要形成两道防线。作业端逐页自检，重点核对有无漏扫、重扫、多扫、页面顺序与原件是否一致；图像不清、不完整、失真的应重新扫描，不能用软件修补掩盖。纠偏、裁边和去污要把握好分寸，不能去除掉页面上原有的纸张褪变斑点、水渍、装订孔等痕迹，保证数字图像忠实于档案原貌。抽检是专职质检人员按比例抽样，抽检不合格时整批退回并追查到具体的工位，防止只纠结果不纠源头。抽检工作应该由具有档案业务背景的人员来完成，才能保证图像内容和实体原件是否一致^[2]。

2.3 后端：挂接校验与成果验收把关

数据挂接就是数字化成果是否可以使用的决定因素。逐条核查目录数据和数字图像的一致性，已挂接图像数和实际扫描数是否一致，文件能否打开，出现错位及时修正。著录环节可以采用计算机自动校对和人工校对相结合的方式，检查著录项目是否齐全、内容是否规范。成果验收要坚持计算机自动检验和人工检验相结合，检验的对象不只是数字图像，还包括目录数据、元数据、工作文件和存储载体等，验收不合格的批次不得进入移交。验收记录的完整保存也十分重要，它是日后追究责任、评价承接方的原始依据。

3 质控运行的保障机制

路径是否能够持续发挥作用，取决于制度、人力和反馈这三个方面是否有所安排。

3.1 制度约束与岗位配置

应以岗位说明书的形式确定每一个工序的质量责任和交接标准，保证环节的产出有据可依。加工场地要按功能分区，设置独立的质检区。采用外包形式的，要从资质、保密条件和以往业绩等各方面对承接方进行严格审查，并以合同的形式明确质量标准和违约责任；馆方应当指派专人驻场监督，承担质量、进度、安全等各方面的监控工作^[3]。应将字段长度、字段类型和必填项等著录规则在开工前固化到模板里，减少由于理解不同而产生的返工；质检岗位应该由熟悉档案业务的人担任，不能由加工方自行兼任。

3.2 问题反馈与持续改进

质量控制不能只停留在发现质量问题上，还要把问题信息反馈到成因环节。要创建问题台账，把差错种类、出现的工序和责任工位分门别类地登记起来，定时汇总归纳结论，然后据此修改作业规程和参数方案。台账的价值在于可追溯、可比较，同一个工位差错情况的横向对比可以发现薄弱环节，不同批次之间纵向的对比可以检验整改是否有效。同一类差错重复出现的时候，应该从培训环节入手而不是反复返工。外包加工时还要同步落实安全管理要求，对实体档案的领取归还、加工设备的存储介质处理、成果移交后的数据清除等环节设置检查点，防止质量以外的安全疏漏。

4 结语

文书档案数字化采集质量，归根结底是由过程决定的，而不是由最终验收来决定的。将质控节点嵌入到出库清点、前处理、参数设定、扫描自检、抽检、挂接核对和成果验收每一个环节中，并辅以岗位责任、驻场监督和差错反馈的制度安排，才能把差错消灭在本环节。数字化成果的使用时间比加工周期要长得多，采集阶段多一分较真，长期利用就会少一分隐患。需要说明的是，质控强度要与档案的珍贵程度、利用需求相适应，不能一味追求高。

参考文献：

[1]国家档案局．纸质档案数字化规范[S]．

[2]杨丽丽,杨涵雪.数字化手段提升文书档案归档质量[J].核标准计量与质量,2023(3):45-48.

[3]杜琳琳．《纸质档案数字化规范》解读[J]．中国档案．

曾林花

阿拉善右旗机关事务服务中心