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各级档案馆和机关单位的数字档案资源数量持续增长，跨区域、跨部门的共享需求也越来越大。馆藏资源长久以来一直处在各自的系统之中，标准不同、权限不明、安全责任难以界定，共享利用的效果受到限制。从档案数字资源共享利用的组织协同、资源基础和运行方式三个方面入手进行分析，提出体系构建思路。

1档案数字资源共享利用的现实基础与难点

1.1档案数字资源建设的总体进展

档案数字化工作开展多年，大部分省级档案馆已经完成了馆藏常用档案的数字化加工，电子文件归档和移交在机关单位得到规范。共享利用推进的困难并不是由于资源总量造成的，而是由于资源的组织方式所造成的。各个馆的著录规则、分类体系、数据格式等沿用惯用做法，同一类档案在不同的系统中字段名称不同、著录深浅不一，跨馆检索需要先做人工比对才能确定同一条记录。数字化加工技术标准及质量检验要求已经明确，但实际操作中仍以扫描数量、案卷数量为主要考核指标，对于图像倾斜度、命名规则、数据挂接质量的抽检比例较低，共享时发现部分数据不能调用。馆藏结构也会影响共享的匹配度，民生类、基建类档案的利用需求集中，部分馆保存在这些档案上的数字化比例不高。资源建设由量变到质变，是共享开展的基础。

1.2共享利用的主要制约因素

共享利用受阻原因主要是制度、技术和管理等各方面。制度上档案开放审核责任主体及审核周期不明确，对个人信息、商业秘密的档案缺少判断标准，经办人员为了规避风险而采取保守态度，能共享的档案被排除在开放范围之外。技术上各个档案馆系统不同时期建成，接口协议、数据字典没有统一的约定，共享大多依靠数据导出再导入来实现。管理上档案人员的数字化技能、数据分析能力储备不足，岗位设置重保管、轻整理，缺少承担资源组织、共享服务的岗位，跨馆协作大多依靠临时沟通来推进。三方面因素相互牵连，只改其一难以见到明显效果。

2档案数字资源共享利用的组织与制度支撑

2.1跨层级协同机制

共享利用牵涉到档案馆、档案形成单位、主管部门和技术服务方，必须要有持续运转的协同机制。省级档案主管部门可以牵头成立档案数字资源共享工作小组，组员为省馆业务部门、地市馆代表、重点行业单位档案机构、系统承建方等，每季度召开一次例会，通报工作进度，处理跨馆问题。小组下设资源目录组、技术对接组、开放审核组三个专项组。地市馆设专人负责资源报送、需求收集、问题反馈工作，由系统统一管理，人员变动时五个工作日内更新。共享事项按照分级处理推进，一般查询需求由接收馆在两个工作日内答复，联合查询由工作小组协调，重大事项报主管部门审定。协作机制要同年度档案工作考核相衔接，将资源报送及时性、目录质量列入指标。

2.2制度规范与权责边界的明确

共享利用需明确使用主体、内容及权限边界的问题。主管部门可以制定档案资源共享利用管理办法，明确共享资源的范围划分、申请条件和使用要求，将开放档案、控制使用档案和暂不开放档案的处理方式分别加以规定。配套编制共享资源目录、不予共享清单，目录随资源建设进度更新，清单列出事项类别及理由，防止以安全为由扩大不共享范围。权责上区分资源提供方与使用方，提供方对数据来源的真实性、完整性、密级负责，使用方按申请用途使用，不得擅自复制、转让或者用于约定以外的用途。开放审核实行初审、复核两级把关，复核由业务负责人、法制人员共同完成，审核意见存档备查。对已经到期的档案采取批量审核或者抽样复核等方法，以提高效率。

3档案数字资源共享利用的技术与运行方式

3.1数据标准统一与交换规范

跨馆共享的前提就是数据可读、可比、可交换，数据层面标准的统一是共享利用的基础。按照档案著录规则和文书类电子档案检测要求来统一著录项目和数据交换格式，对档号、题名、责任者、形成时间、保管期限等主要字段的格式和取值范围做出规定。使用通用的封装格式，保证元数据和电子文件一起发送出去，防止出现数据挂接问题。规范数据格式和取值范围来消除各个馆系统之间字段的差异，从而使得跨馆检索不用依靠人工比对来完成。只有达成数据标准的一致性，才能给之后共享平台赋予高质量且能互相交换的档案数字资源，促使跨区域、跨部门的共享利用得以实现，让档案数字资源由分散保存转变为协同服务。

3.2共享平台架构与功能实现

共享平台是档案数字资源共享的技术载体，应该以省域为单位建立统一的共享服务平台。平台与国家档案资源系统对接，向市县档案馆、机关档案室下放资源检索、在线调阅、审批流转、日志审计等主要功能。检索方式为目录集中、原文分散，跨馆查询时先给出目录信息和保管地，用户提交调阅申请后，保管馆按照流程提供原文。该模式既可以提高跨馆检索的速度，又可以尊重各个馆对原文的管理权限，实现了共享和责任之间的平衡。平台应留有标准的数据接口，和政务服务平台实现无缝对接，拓展共享服务的应用范围。依靠统一的平台架构，冲破信息孤岛，达成档案数字资源有条理地流动并加以有效利用的目的，给跨区域协同服务赋予支撑。

3.3安全防护体系与服务方式优化

随着共享范围的扩大，安全防护也要从事后处置转向全过程控制。按照最小必要原则进行访问控制，按照角色进行授权，开放档案给公众提供目录查询和阅览，控制使用档案给特定的单位人员，敏感档案实行一事一授权。技术防护实施数据加密存储、通道加密、日志留存、异地备份，日志记录用户登录、访问时间、内容、操作，保存三年以上。共享数据中嵌入可见水印，除有限制、审核外还要有迹可查。服务方式整合线上线下，线上提供目录检索、预约调阅，线下保留窗口查阅。根据效果用回访和统计跟踪的方式对主题、调阅量、采纳情况进行跟踪，据此调整资源建设的方向和服务的重点，形成一个闭环的优化过程。

结语

档案数字资源共享要统筹组织、制度、技术、安全。资源建设的根本是提升质量，统一著录与检测标准，组织协同明确联络、时限，保证跨馆事务正常开展；制度规范确定共享范围、权限，规定审核责任；技术平台打通标准接口，实现检索调阅自动化；安全防护贯穿数据流转全过程。共享成效用查询量、调阅量来衡量，根据结果来调整结构。档案资源只有在流动中使用，价值才能显现出来。

作者简介：刘莉（1985年8月—），女，汉族，四川乐山人，本科，助理馆员，研究方向：档案管理与利用。

刘莉

乐山市国防动员（人民防空）科技信息保障中心