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摘要：数字化转型正在改变基层单位档案的形成、保管和利用方式，但基层档案室受经费、设备、人员和制度基础限制，常出现“能扫描、难管理”“有数据、难利用”等问题。文章从存量档案转换、系统标准衔接和安全保障等方面分析现实难关，并提出分批治理、全过程归档、权限管控和人员培养等路径，以提升数字档案资源质量与基层单位档案服务效能。

关键词：基层单位；档案数字化；数字档案；质量控制；安全管理

引言

数字档案建设已从单纯扫描加工转向全过程管理，基层单位既要处理存量纸质档案，也要承接持续增加的电子文件。基层单位档案室作为连接机关与社会、服务机关和民众的重要纽带，在国家档案事业发展大局中具有基础性和先导性地位。基层单位档案室承担着收集、整理、保管、利用本机关各类档案的重任，是国家档案资源体系的重要组成部分。

一、基层档案数字化面临的主要难关

（一）存量档案基础薄弱，转换质量难以稳定

基层单位存量档案数量大、门类杂，形成时间跨度长，数字化起点并不一致。部分早期纸质档案存在纸张脆化、字迹淡化、装订紧密、页面尺寸不一等情况，直接扫描容易出现图像歪斜、缺页、重页和文字模糊。与此同时，基层档案室经费通常需要与其他行政事项统筹，难以一次性配置高速扫描、专业存储和质检设备，数字化工作容易被压缩为“扫描—命名—入盘”的简单流程。如果前期整理、目录校对和影像质检没有同步开展，后续即使完成批量转换，也会形成大量需要返工的数据，既增加成本，也削弱数字档案的检索和利用价值。因此更需兼顾进度、质量与长期利用。

（二）标准衔接不足，系统与安全风险并存

基层档案数字化还存在标准衔接不顺。纸质档案目录、办公系统电子文件和业务系统数据往往由不同岗位、不同软件形成，字段名称、分类方法、文件格式和编号规则不完全一致，进入档案系统后容易出现目录重复、著录缺项或电子文件与目录无法对应。数字化转型下纸质档案治理更强调流程、数据和制度同步规范^[1]。基层单位若只购买系统而不梳理归档规则，仍会把传统管理问题原样搬到线上。部分单位还缺少稳定的备份、日志审计和权限分级机制，一旦账号共用、数据随意复制或移动介质管理失控，数字化带来的便利反而可能放大信息泄露和误删风险。

二、基层档案数字化难关的破解路径

（一）分批治理存量档案，建立全过程质检机制

破解存量档案数字化难关，应先摸清“家底”，按价值、利用频率和保存状况分批推进。基层单位可建立数字化台账，登记年度、门类、数量、期限、破损和涉密情况，将高频利用、保存风险较高的档案优先处理。每批设置前整理、扫描、图像处理、目录著录、挂接、抽检和验收节点，并留存责任人、加工时间和修改记录。数字化管理与规范化建设需要同步推进^[2]，验收不能只看扫描数量，还应核对目录准确率、图像完整率和挂接正确率。

例如，某基层单位数字化近十年文书档案，原计划按年度整卷扫描。试扫发现，卷内混有通知、审批表、附件和重复件，文件边界不清。档案员先核对页码、题名，修整破损页并标记重复件，再统一采用“年度—机构—保管期限—件号”命名。扫描后，一人核对目录与影像页数，另一人抽查清晰度和漏扫，问题数据立即退回。前期虽稍慢，却避免集中返工，后续可按题名、文号直接定位文件。

（二）前移电子归档关口，打通业务与档案系统

对新增电子文件，应把数字化关口前移到文件形成阶段，推动办公、业务与档案系统建立稳定接口。发文、收文、审批、签章和附件在办结后按统一字段生成归档信息，明确题名、责任者、形成时间、保管期限、密级和格式，减少末端重复录入。旧系统暂不能对接时，可用标准化模板，统一目录字段和文件命名后批量导入。由此将“事后补档”逐步转为“随办随归、到期接收”，减少电子文件散落在个人电脑和业务平台。

例如，某基层单位行政审批材料原先分散在业务平台和共享文件夹，办结后手工打包移交，常有附件缺失、文件名重复。调整后，业务部门与档案员共同确定归档清单，将申请表、审批意见、结果文书及必要附件设为一组归档对象，办结时系统自动校验并生成唯一编号。档案员复核目录、格式和签章状态，不合格数据退回补正。这样，归档责任由档案室末端“催收”转向业务前端控制，接收效率和文件关联性均得到改善。

（三）细化权限与备份管理，强化人员技术保障

数字档案安全不能只依赖密码和防病毒软件，应形成“人员—权限—设备—备份”一体化控制。基层单位应按档案内容和岗位职责分配浏览、下载、修改、审核权限，避免多人共用管理员账号；重要数据导出、删除和批量修改应复核并留存日志。数字化成果要定期备份和恢复测试，避免“只备不验”。数字化质量控制还关系到数据完整、长期可用和责任可追溯^[3]。同时，应结合业务与技术培训，使档案员能够发现格式异常、挂接错误、权限配置不当和备份失败等问题。

例如，某基层单位数字化项目完成后，曾让多个科室共用同一账号查询档案，方便却无法追踪操作人员。整改后，档案室按岗位建立个人账号，分别授予查询、批量下载和维护权限；敏感档案只能在线查看，确需下载时由科室负责人申请、档案员审核。系统每周备份增量数据，每月抽取备份文件恢复测试并记录结果。外包扫描数据验收后，统一回收临时存储介质并清除加工端副本。这样既保留利用效率，也能追踪数据去向、操作责任和异常处置。

结语

基层档案数字化的难点不只在设备和技术，更在于整理规则、电子文件管理和信息安全能否衔接。基层单位应结合档案基础和经费条件分批推进，把质量控制嵌入扫描、著录、归档、利用和备份全过程。形成统一标准、稳定接口、可追溯权限机制和持续学习的档案队伍，才能使数字化成果从“可存储”走向“可管理、可利用、可长期保存”，服务机关运行和社会利用。

参考文献

[1]周雪莲.数字化转型下纸质档案治理难点与应对策略[J].造纸技术与应用,2025,53(6):30-32+36.

[2]孟珈蒂,华欣欣,王亚行.档案数字化转型与档案管理规范化措施[J].造纸装备及材料,2025,54(11):166-168.

[3]瞿玉婷.人事纸质档案数字化转型质量控制研究[J].华东纸业,2025,55(11):138-140.

韩玲

威信县档案馆