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摘要：数字技术的深度普及推动干部人事档案工作迈入数字化转型新阶段，传统纸质档案管理模式的弊端逐步凸显，档案利用低效、数据资源割裂等问题制约组织人事工作提质增效。文章立足档案工作数字化发展实际，从基础建设、数据治理、智能服务、安全管控四个维度构建系统化提升路径，全方位优化档案管理与利用模式，持续激活档案数据核心价值，为新时代干部队伍规范化、精细化管理提供坚实的档案支撑。

关键词：数字化转型；干部人事档案；档案管理；利用效率；提升路径

引言

干部人事档案是记录干部成长经历、履职实绩与综合素质的核心政务资源，档案利用质效直接影响干部选拔任用、队伍建设等组织工作的开展质量。数字化改革的全面推进为传统档案管理模式革新提供了全新技术支撑，档案数字化建设已然成为组织人事工作高质量发展的必然趋势，能够持续强化档案资政辅政的核心功能与实用价值。

一、夯实数字基础建设，完善档案电子化支撑体系

针对当前部分地区档案数字化覆盖面不足、扫描质量参差不齐、存量档案数字化滞后等问题，需系统性推进档案电子化提质增效，构建完整的电子档案资源库^[1]。一方面，全面推进存量档案精细化数字化加工，对历年积存的干部人事纸质档案进行全面梳理、分类规整、高清扫描，针对早期档案图像模糊、页面偏斜、字迹褪色、污渍遮挡等问题，运用图像修复、清晰度增强等技术优化扫描效果。

另一方面，建立增量档案即时电子化归档机制，摒弃传统年末集中归档的模式，针对干部职务变动、考核评优、教育培训、奖惩任免等新增材料，实行“随产生、随收集、随扫描、随归档”的闭环管理，确保新增档案材料当日录入系统、实时更新，杜绝增量档案积压遗漏。同时，统一档案数字化加工标准，规范扫描分辨率、图像格式、文件命名、分类归档等操作流程，明确干部履历、学历学位、考核材料、政治面貌等各类档案材料的数字化整理规范，杜绝格式混乱、分类杂乱、信息缺失等问题，打造标准化、全覆盖、动态化的电子档案资源体系，为高效利用档案资源筑牢基础。

二、深化数据规范治理，构建一体化档案数据资源池

数据质量是档案数字化利用的核心，需通过系统化数据治理，打通数据壁垒、规范数据标准、完善数据更新机制，构建全域统一的干部档案数据资源池。首先，开展档案数据校核整治工作，对数字化档案中的“三龄两历”、任职信息、家庭成员、工作实绩等核心数据进行全面核查，修正信息错误、补充缺失内容、剔除无效数据，逐一实现干部信息与档案原始材料精准对应，解决传统档案数据失真、残缺、滞后等问题，保障档案数据的真实性、准确性、完整性^[2]。

其次，搭建互联互通的数据共享机制，打破部门、层级、区域之间的档案数据壁垒，依托大组工网搭建统一的干部人事档案数字化管理平台，打通组织、人社、教育、纪检等相关部门的数据接口，实现干部人事数据跨部门、跨层级归集整合，改变以往各单位档案数据孤立存储、分散管理的格局。同时，建立常态化数据动态更新机制，区分即时更新、定期更新两类场景，针对干部岗位调整、奖惩变动、学历提升等动态信息即时更新，针对年度考核、职级评定等周期性信息定期集中更新，确保档案数据与干部实际情况实时同步，形成数据归集、校核、更新、整合的全流程治理体系，让档案数据资源可查、可统、可用、可享。

三、升级智能服务模式，打造数字化档案利用新场景

依托数字技术赋能服务升级，是破解档案利用低效难题、激活档案价值的关键举措。需转变传统被动查阅的服务模式，依托智能化技术拓展档案利用场景，实现干部人事档案从“被动保管”向“主动赋能”转变。一是搭建线上智能查阅服务平台，优化档案查阅、借阅、转递、统计等核心业务流程，推行“线上预约、线上审批、线上查阅、全程留痕”的无纸化办公模式，工作人员可通过系统精准检索目标档案信息，无需人工翻阅纸质档案，大幅缩短档案查阅耗时，提升档案利用便捷度^[3]。

二是开发档案智能分析应用功能，依托大数据分析技术，对海量干部档案数据进行深度挖掘、分类研判、智能统计，自动生成干部队伍年龄结构、学历层次、专业分布、任职经历等分析报表，精准绘制干部“业绩图谱”和“全息信息表”，为干部选拔任用、班子研判、队伍建设、人才储备等工作提供数据支撑，实现档案从“单一查阅”向“数据分析、资政辅政”升级。三是优化分层分类利用服务，针对日常人事办理、干部考核、专项督查、人才选拔等不同工作场景，定制差异化档案利用方案，精准匹配档案资源需求，杜绝档案资源滥用、低效使用等问题，全面提升档案利用的精准性和实效性。

四、筑牢安全管控体系，保障档案数字化利用合规

干部人事档案涉及干部个人隐私和干部工作机密，数字化转型在提升利用效率的同时，也带来了数据泄露、篡改、丢失等安全风险，必须构建全方位、全流程的安全管控体系，实现高效利用与安全防护双向兼顾。首先，建立分级权限管理机制，按照“最小权限、按需赋权”原则，对档案管理系统操作权限进行细化分级，明确管理员、查阅员、审批员等不同岗位的操作权限，严格区分档案浏览、下载、复制、打印等操作权限，杜绝越权操作、违规查阅等行为，从源头防范档案数据泄露风险。

其次，完善全程溯源监管机制，依托系统后台搭建智能审计、操作留痕功能，对所有档案查阅、修改、流转、导出等操作进行实时记录、全程留存，实现所有操作可查询、可追溯、可监管，有效杜绝档案篡改、违规使用等问题，保障档案利用的规范性。同时，强化技术防护与硬件保障，定期升级系统防火墙、加密算法，做好档案数据异地备份、容灾备份，防范网络攻击、数据丢失等风险，为档案高效安全利用保驾护航。

结束语

数字化转型为干部人事档案管理模式革新与效能升级提供重要支撑，规范化的数字建设、数据治理、智能服务与安全体系能够有效破解传统档案利用的各类痛点问题。档案管理工作的数字化升级是一项长期性、系统性工程，行业未来需要持续依托前沿数字技术完善档案管理机制、拓展档案应用场景、夯实安全防护能力，持续释放档案数据资源价值，推动干部人事档案工作朝着智能化、规范化、精细化的方向稳步发展。

参考文献：

[1]骆艺尹.面向高质量发展目标的事业单位人事档案管理实践[J].办公室业务,2026(18):41-43.

[2]韩琳.数字化转型背景下企业人事档案信息化管理体系构建研究[J].办公室业务,2026(18):23-25.

[3]黄彩真.标准化视角下事业单位人事档案数字化质量评价指标体系构建[J].办公室业务,2026(18):54-56.

徐维

四川能源建设集团有限公司