滚动信息2

摘要：本文围绕档案管理数字化转型与智慧化发展的现实需求，分析其在提升档案治理效率、拓展资源利用价值和增强知识服务能力等方面的重要作用，并针对数据标准不统一、系统协同不足、安全保障能力薄弱及智能应用场景有限等问题，提出强化标准化数据治理、建设一体化管理平台、完善全周期安全体系以及推进人工智能辅助应用等路径，以期为档案管理现代化提供参考。

关键词：档案管理；数字化转型；智慧档案；数据治理

引言

随着电子文件、数字档案和业务数据规模不断扩大，传统以人工整理、实体保管和线下查阅为主的档案管理模式已难以适应资源快速增长与高效利用需求。数字档案馆建设、电子档案单套管理以及人工智能技术的持续应用，使档案工作逐步从数字资源积累转向数据治理、业务协同和知识服务。如何在保证档案真实性、完整性、可用性和安全性的基础上推进数字化转型，并将智能技术有效嵌入档案收集、整理、保管和利用全过程，已成为档案管理现代化需要重点解决的问题。

1档案管理数字化转型与智慧化发展的重要性

档案管理数字化转型首先体现为治理对象、治理流程与治理责任的整体变化。2025年底，全国各级综合档案馆馆藏档案达到152260.6万卷、件，馆藏电子档案2759.7TB，档案数字化成果34274.7TB，通过省级及以上档案主管部门认证的数字档案馆达到522个。数字资源规模持续扩大，意味着传统依靠人工登记、实体保管和线下查阅的管理方式已难以独立承担资源接收、长期保存、检索利用和风险控制任务[1]。《推进数字档案馆建设实施办法（试行）》进一步把基础设施、应用系统、数字资源、共享利用、制度规范和安全保障纳入统一建设框架。由此，数字化转型不再是扫描加工或系统上线的单项工程，而是以数据为核心重组档案业务链、责任链和服务链，是提升档案治理规范化、连续性和可追溯性的基础条件[2]。

2档案管理数字化转型与智慧化发展存在的问题

2.1数据基础不统一制约数字资源质量

当前不少单位已完成一定规模的档案数字化，但数据质量仍存在明显差异。部分历史档案目录字段缺失、题名粒度不一、分类口径不一致，原文扫描质量与目录数据不能稳定对应；新增电子文件又可能因业务系统归档功能不足，出现元数据采集不全、文件版本混杂、归档时间滞后等问题。数据基础不统一会直接影响后续检索、共享和智能分析，即使建设了较先进的平台，也可能形成有系统无高质量数据的局面。尤其在跨部门、跨年度汇聚时，档号、责任者、形成时间、保管期限等关键字段一旦标准不一致，后续清洗和映射成本会持续上升[3]。

2.2系统割裂与安全能力不足影响协同运行

档案数字化建设常以项目制推进，办公系统、业务系统、电子档案管理系统和利用平台由不同厂商分期建设，接口、数据结构和身份认证方式各不相同，容易形成信息孤岛。归档环节仍依赖人工导出、重复录入或离线移交时，不仅增加工作量，也削弱了业务过程与档案证据链之间的连续关系。同时，数字档案的安全风险由库房实体风险扩展到账号权限、网络攻击、恶意篡改、介质失效和系统迁移等多个层面。部分单位重建设、轻运维，备份策略停留在简单复制，缺少恢复验证、日志审计和异常告警。

2.3智能应用场景单一且人才支撑不足

一些单位在智慧档案建设中存在技术先行、场景滞后的问题，人工智能主要停留在OCR识别、自动分词或简单问答，尚未与鉴定、开放审核、知识关联、风险识别等核心业务形成稳定结合。造成这一现象的原因，一是历史档案数据质量参差，训练和检索基础不足；二是业务规则缺少结构化表达，智能系统难以准确理解保管期限、开放范围和利用权限；三是复合型人才不足，档案人员熟悉业务但未必具备数据治理能力，技术人员理解系统却不一定掌握档案法规和业务边界。

3档案管理数字化转型与智慧化发展的路径探索

3.1以标准化数据治理夯实数字转型底座

推进数字化转型，应先从数据治理和归档前移入手。对存量纸质档案，可依据DA/T31—2017统一扫描、目录著录、图像质检和成果验收要求，并建立原文、目录与档号之间的稳定关联；对增量电子文件，应把归档范围、元数据采集、分类、保管期限和检测要求嵌入办公系统及业务系统，减少事后补录。对于具备条件的单位，可按照DA/T92—2022推进电子档案单套管理，使电子文件从形成、流转到归档始终处于受控系统中，并按规定保留元数据和审计记录。治理重点还应包括统一数据字典、接口规范和质量规则，对重复目录、缺失字段、异常格式进行持续清理。

3.2建设一体化平台并强化全周期安全保障

平台建设应从单点系统叠加转向业务协同和安全一体化。可围绕收集、整理、保管、鉴定、利用、统计和移交等流程，建立统一身份认证、统一目录服务和标准接口，使办公系统、业务系统与电子档案管理系统能够在线归档和状态回传，减少人工搬运数据。安全体系则应覆盖网络、系统、数据、终端和运维全过程，按照权限最小化原则设置访问控制，对高风险操作启用审批与审计，并保留可检索的日志记录。备份不能只看副本数量，还要定期进行恢复演练和一致性校验，确保故障发生后真正能够恢复。

3.3以可控智能应用推动智慧服务持续升级

智慧化建设应坚持需求牵引，从高频、低风险、可验证的场景逐步扩展。优先推进OCR纠错、自动著录辅助、相似档案发现、语义检索、专题资源聚合和利用咨询等功能，并通过样本抽检评价准确率和实际节省的工作量。对开放审核、保管期限鉴定、敏感信息识别等高风险环节，智能系统只提供辅助建议，由档案人员完成最终判断。国家档案局关于人工智能应用的意见强调安全保密和注重实效，因此各单位在引入模型时应同步设置数据分级、权限边界、输入输出审查和操作留痕，避免未授权数据进入外部服务。

4结束语

档案管理数字化转型与智慧化发展是一项涉及数据、平台、制度、安全和人才的系统工程。未来应以高质量档案数据为基础，以业务流程协同为主线，以安全可靠为底线，稳步拓展智能检索、辅助著录、知识关联和风险识别等应用场景。同时加强标准执行、人才培养和长效运维，使数字技术真正服务于档案治理效能提升，推动档案资源由规范保存向高效利用和知识服务持续转变。

参考文献

[1]凌桂萍,张丁薇.数字档案室建设助推企业档案管理数字化转型[J].机电兵船档案,2024(3):95-98.

[2]张颖.新时期科研档案管理数字化转型研究[J].就业与保障,2024(5):34-36.

[3]刘雪梅.企业档案管理数字化转型的探索与实践[J].兰台内外,2024(13):37-39.

刘芳

荆州市长江河道管理局监利分局