滚动信息2

摘要：在数字中国建设持续深化的背景下，档案管理领域正经历从传统纸质载体向电子载体的深度转型，纸质档案与电子档案长期并存、协同运行已成为行业常态。本文分析纸质与电子档案的互补共生、协同联动核心关系，阐述二者管理现状及存在的问题，探讨数字化深化、协同常态化、技术赋能的发展态势，为推动档案管理高质量发展、充分发挥两类档案价值提供参考。

关键词：纸质档案；电子档案；档案管理；协同发展；数字化转型

信息技术持续迭代升级，电子档案凭借便捷高效的特点快速普及，传统纸质档案的管理模式受到相应冲击，纸质档案仍保留着自身的固有特性。当前，理清纸质档案与电子档案的相互关系，落实二者的协同管理，直面数字化转型过程中产生的各类问题，已然成为档案管理领域需要重点解决的现实问题，也是该领域当下亟须回应的核心议题。

一、纸质档案与电子档案管理的核心关系

（一）互补共生关系

纸质档案与电子档案不存在相互替代的关系，二者具备明显的互补性，共同组成完整的档案管理体系。纸质档案主要通过纸质文件记录各类事件，所以查询资料非常容易，只要按图索骥找到纸质文件的编号就可以在档案中查询到需要的资料。所以纸质档案不但应用简单，而且也易于保管^[1]。电子档案以数字编码存储，依靠计算机与网络技术，检索、存储和共享更为便捷，可突破时空限制，满足海量档案的查询与传输需求。二者相互适配，纸质档案为电子档案提供原始参照，电子档案则拓宽了纸质档案的使用场景与传播范围。

（二）协同联动关系

纸质档案与电子档案的管理流程相互关联、协同联动，形成全流程闭环管理模式。档案收集阶段，借助数字化扫描技术可将纸质档案转化为数字形式，完成存量档案的数字化留存，纸质档案也可作为电子档案的原始备份，应对技术故障、数据丢失等问题。档案保管阶段，电子档案的内容存储不再局限于文字信息和纸质的图片信息，视频影像、音频成为电子档案存储信息的全新形式，二者保管方式相互补充。档案利用阶段，电子档案可实现多用户并发访问、在线协作与远程查阅，纸质档案可提供原件查阅服务，这类协同联动贯穿档案管理的整个生命周期。

二、纸质档案与电子档案管理的发展现状

（一）纸质档案管理的现状

当下纸质档案在各类机构档案管理中仍占据重要位置，在重大历史记录、法律凭证、涉密信息相关领域，其原始性与安全性依旧受到重视。传统纸质档案管理存在诸多现实问题，档案数量持续增加，专业库房建设与维护投入持续上升，物理空间占用较大，纸张长期存放易出现发黄、脆化、字迹褪色等情况，修复所需成本较高^[2]。档案检索依靠人工编制的目录索引，查找流程烦琐，跨年度跨类别查询难度较大，异地共享多通过复印、邮寄完成。

（二）电子档案管理的现状

数字化转型背景下，电子档案管理成为行业主流，各类机构加大相关投入，搭建数字档案平台，开展电子档案在线收集、存储、检索与利用工作，云存储、AI技术被用于档案的智能识别、分类与校验。电子档案管理同样存在诸多问题，易遭受病毒攻击、黑客入侵与越权访问，数据存在泄露和篡改可能，相关技术应用后，司法环节举证依旧存在难度。电子档案对特定软硬件环境存在依赖，会出现比特腐烂、格式过时等情况，技术迭代还会造成部分档案无法读取。不同机构的电子档案格式、元数据规范不统一，跨机构的档案共享与移交难以顺畅开展。

三、纸质档案与电子档案管理的发展态势

（一）数字化转型持续深化，电子档案主导地位凸显

在“存量数字化、增量电子化”的政策导向下，电子档案应用范围持续扩大，逐渐成为档案管理的主导形态。2026年“十五五”开局，国家档案局聚焦人工智能应用安全评估与档案高质量数据集建设，北京推出档案大模型，浙江发布档案数字资源AI治理的相关方案，电子文件单套归档与单套管理成为核心方向，党政机关试点范围与重大工程验收工作同步拓展。后续电子档案将覆盖形成、归档、利用、销毁全流程，人工干预随之减少，现行法规也载明电子档案与传统载体档案具有同等效力^[3]。

（二）协同管理模式常态化，互补价值充分发挥

电子档案占据主导地位的同时，纸质档案并未被完全取代，二者协同管理成为行业常态。档案管理逐步摆脱纸质与电子分开管理的状态，形成纸质备份、电子利用的运行模式，在重大项目及重要文件管理中，多采用电子档案优先使用、纸质档案长期留存的方式。借助技术手段实现两类档案的双向关联，扫描形成的电子档案与原始纸质档案相互对应，检索电子档案可定位纸质档案，查阅纸质档案可同步调取电子版本。浙江绍兴新昌县档案馆搭建数字档案平台，对馆藏档案与电子档案开展协同管理相关工作。

（三）技术赋能升级，智能化管理水平提升

人工智能、大数据、区块链等新一代信息技术融入档案管理领域，带动纸质与电子档案管理向智能化方向转变。纸质档案管理环节，智能扫描、OCR识别、智能分类等技术投入使用，完成档案快速数字化转化与智能编目，压缩人工操作环节。电子档案管理依靠AI技术完成智能检索、智能鉴定与智能预警，结合敏感词库及鉴定算法模型，对涉密档案进行识别并开展开放审核。区块链技术应用在电子档案管理中，留存全流程操作痕迹，降低档案被篡改的可能。云存储搭配边缘计算形成电子档案分布式存储模式，人脸识别、语音识别等技术则丰富了档案检索的形式。

结语

综上，纸质档案与电子档案互补共生、协同联动，二者各有优势且不可相互替代。面对当前管理中的诸多痛点，需依托人工智能、区块链等技术深化数字化转型，推动二者协同管理常态化，充分释放各自价值，破解存储、检索、共享等难题，实现档案资源科学保管与高效利用，助力档案管理领域高质量发展，切实回应行业当下的核心发展需求。

参考文献

[1] 何佳文，郑晓亮。数智时代下的工程档案管理电子化转型 —— 以漳州市工程电子档案管理模式为例 [J]. 中国建设信息化，2026 (03):54-57.

[2] 李钢。纸质档案保管环境的影响因素和优化策略 [J]. 造纸装备及材料，2025,54 (09):164-166.

[3] 林亚男。纸质档案与电子档案的融合管理策略分析 [J]. 造纸装备及材料，2024,53 (12):147-149.

饶锦龙

云南省大理州云龙县卫生健康局云南省大理州云龙县